第一部分物资仓储管理基础培训
一、物资仓储管理的意义和作用
在社会生产总过程中，要使必要数量的生产资料能够有计划的、迅速的、及时的得到供应而不致发生任何中断，这就必须要有一定量的储备。只是有了这种储备，流通过程从而包含流通过程在内的再生产过程的不断连续进行，才得到保证。在社会主义条件下，仓储管理还有其特殊的作用。
仓储管理是保证社会再生产过程顺利进行必不可少的条件：物资储备是社会生产本身的需要而产生的，在社会再生产过程中，由于生产和需求在客观上存在时间和空间上的不一致，因此，必须依靠物资储备手段，来调整市场余缺。特别是在现代化的大生产条件下，随着专业化程度的提高，越来越多的物资要经过各种不同形式的储备阶段。另一方面，在国民经济发展中，经常会出现供求不平衡现象，也必须依靠物资储备来进行平衡，以保证国民经济持续均衡地发展。
仓储管理是物资管理的重要组成部分：物资管理的各个环节，都同仓储管理有着密切的联系。仓储管理工作的好坏直接影响着物资管理工作的进行，因为它从实物形态上保证物资供应计划和物资流转计划的实现。
仓储管理是保存仓储物资使用价值的重要手段：在库房内存放的原材料、机电设备等，都是国家的宝贵财富，是劳动人民辛勤劳动的成果，也是发展国民经济地物质基础。要保管保养好仓储物资的使用价值，就必须采取各种有效措施，来排除和防止各种有害因素对物资的影响。这些，要通过科学的仓储管理才能实现。
加强仓储管理可以加快物资的周转速度。
二、物资仓库的种类及库房的合理布局
（一）、库房的种类：大致有四种分类，我们应该掌握的有两种：
按储存物资的类别分类：综合性仓库、专业性仓库。
按储存物资的不同保管条件分类：
1）、普通仓库，存放一般物资，对库房没有特殊要求，如绝大多数的金属材料，一般的机电产品等。
2）、保温仓库、恒温恒湿仓库、冷藏库：这些仓库是用来储存载保管条件上有特殊要求的物资，这类仓库在建筑结构上要求有隔热、防寒、密封等功能，有的还需要配备专门设备，以满足物资保管的要求。
3）、特种仓库：一般指危险品仓库，他们具有易燃、易爆、毒害、腐蚀等特性，存放这类物资的仓库，在库房建筑结构及库内装修
等方面规定由特殊要求，所以称作特殊仓库。
4）露天料场：主要用于堆放基本上不怕大气影响的物资，地面要求平整，能排除积水，地坪承受力一般在每平方米5吨以上。
5）、料棚：这种料棚储存条件优于露天料场，次于普通库房，可以遮蔽雨雪阳光，按物资采办事业部的现状，主要用于存放化工料及一些大的、笨重的，对天气有特殊要求的物资。
三、库房、料场的储存规划原则
一、分类保管规划：各库房所有货场和库房储存物资，应做统一规划。把全库分成几个储货区，每个区的货场和库房按序编号。制定物资储存规划时，应按以下原则：
1）、根据物资性能考虑储存条件。怕潮湿怕灰尘的物资，应安排在封闭式库房内进行保管；怕冻物资应储放在保温库房内；怕热物资应选择通风阴凉温度较低的库房保管；危险品应按危险特性分类存放，并做到专库专用。
2）同类吴资可安排在一起保管。性质不同互有影响或性质相互抵触的物资，不可存放在一起。储存温度条件不同的物资，不应同库储存。灭火方法不同的物资，不应一起储存。
3）、各种物资进出库所需货位的换算：必须注意在平时积累资料，掌握物资周转规律，概算所储各类物资需要占用的货位，统一规划，提高仓容利用率，达到妥善安排，合理储存的目的。
规划货位统一编号：为使分类保管的物资井然有序，便于查找，还应在确定
各库房、料场储存方案后，进一步根据储存物资的外形包装和苫垫堆码方法，结合库房料场的具体情况，规划货位或固定货架的位置，然后统一编号。物资出入库时，可以按照“四号定位”存取。
规划货位。库内货位和货架的布置，一般有横列和纵列式两种。规划货位必须合理地利用仓库面积利用率，增大仓库储存能力。仓库面积利用率=有效面积/使用面积*100%
3）、货位编号：货位布置安排后应进行统一的编号。货位的编号有的采用三位数字，有的采用四位数字，采用四位数字的称作“四号定位”（仓储部采用的就是这种）。例如，库房货架四号定位：
第一位表示库房号、第二位表示货架号、第三位表示货架层号、第四位表示货位号
如：库房号是1，货架号是2，货架层号是3，货位号是4，四号定位为1-2-3-4
注：货架每一层的货位数可根据货架的样式大小自行决定，料签一律挂在货物整齐一边的下角，同一方向的料签成一条线。。每组货架的第一位都从通道开始。定位全部采用阿拉伯数字表示。
库房内料区的定位方法与上面相似,只不过改为了库房号-区号-排号-位号。
料场的定位方法：料场号   区号    排号    位号
料场号是1，区号是2，排号是3，位号是4，四号定位为1-2-3-4。
每一排的位数根据实际情况确定，料签挂在货物整齐的一边。
物资的四号定位号必须在帐页上得到反映，达到见物知帐页，见帐知货位，便于查账及物资的迅速准确地收发。调整物资货位时，帐卡上的货位编号应随着调整。
4）主副货位的定位：在物资储存过程中，由于某项物资库存数量大，以及货位有限，不能把全部物资都上架摆放时，可在库内料区或库外料场设副货位，主货位摆零，副货位摆整。主货位的料签上要标记副货位的“四号定位”和数量，副货位的料签上要标记主货位的“四号定位”，做到主副货位相互对应。帐页上只标注主货位的“四号定位”号。对于一种物资存放在几个库房（料场）的定位，所有库房的库号、区号、排号、位号要全部标示出来，每个库房只划为一个区，视具体情况分为一排或两排，每排视具体情况定位，每排可只定一位，如果物资不同批号必须分开码垛。
5）料签、料牌的使用：料签（适用于库房、料区、料棚）原则上使用统一的转盘式料签，如属计重物资则必须使用蓝色料签。料签上的每一栏必须和账册一一对应。无动态印章盖在料签右下角。每个月初，要将转盘式料签上的月份随月拨动，有收发动态时，要随时拨动料签，使料签显示数与实物相符。库存为零的物资，料签可继续挂在原位，只将料签上的数字拨为“0”即可。在料签背面注明到库时间、合同号、经办人、生产厂（供货商），现在还要求注明生产日期。料牌的使用（适用于料场）必须使用铁质或钢质料牌。料牌的正面要将四号定位、物资代码、名称规格、材质按从上到下的顺序填写，背面将计量单位、计划单价、最高储备定额、最低储备定额从上到下填写。当库存为“0”时，料牌要及时收回，便于下次使用。
二、物资的摆放：所有物资要五五摆放，同时遵守下面的基本要求：
1、货架上货物的摆放：所有货架上的货位摆放除1、3、5、7… …等单号货架的第一个货位按右整左零摆放外，其他按左整右零摆放。所有物资按后整前零摆放。所有物资必须做到横看一条线。所有物资的标识（包括包装上的标识）必须正向朝外（过道方向），一目了然。原则上物资的摆放按大类顺序和物资代码顺序摆放。特殊情况除外。
2、料区内物资的摆放：料区物资除第一位按左整右零，前整后零摆放外，其余全部按左整右零摆放。
所有物资的标记必须正面朝外（过道方向），一目了然。大宗物资按后整前零摆放。露天料区的物资应作到上盖下垫。如按背靠背方式摆放，执行（四）的要求。
3、料场内货物的摆放：怕雨淋的材料必须，必须下垫托盘，上盖篷布。所有物资均按左整右零摆放。
4、二层平台上物资的摆放
1、二层平台上物资一般采用背靠背方式摆放。
说明：（1）第一排：左整右零，第二排右整左零，前、左、右三面齐，零头在中间
（2）第一、二排左整右零，三四排右整左零。
四、业务流程
  （一）物资接运：1、物资配送部依据《到货预报表》及铁路、航空部门提供的到货信息进行物资的接运。
2、铁路整车到货物资的接运
1、物资配送部提前落实到达专用线车皮的数量及物资类别，并通知仓储部、生产服务中心调度室做好卸车接货准备；
2、物资配送部根据事业部《铁路专用线的进货规定》引导车皮就位，并与铁路部门共同检查车皮封闭及其它情况，做好记录；
3、接运人员按保管员指定的货位及堆码摆放要求组织物资的装卸、倒短、堆码工作，并将到货信息录入物流信息平台系统。物资的装卸、倒短、堆码执行《搬运工作业指导书》、《汽车起重机作业指导书》、《抓管机、装载机作业指导书》、《叉车作业指导书》、《捆绑作业指导书》、《物资倒短车作业指导书》；
4、物资的装卸、倒短、堆码完成后，接运人员和保管员一个工作小时内完成现场大件点交，双方在《交料单》上签字确认，并将到货记录录入物资管理信息系统；
5、在卸车时发现损坏、丢失、淋雨、受潮等由接运人员负责向承运部门索取商务记录或普通记录；
6、属铁路部门责任的：国内物资索赔由接运人员向铁路部门索赔；进口物资索赔由接运室协助国外业务部向铁路部门索赔。索赔的处理应在2个月内结案，各负责单位应将索赔的结果录入物资管理信息系统中。
3、 零担物资接运
1、铁路、航空零担到货由物资配送部负责提货；物资配送部在接到提货信息后1个工作日内完成提货接运工作；
2、铁路托运部零担到货：物资配送部在得到提货信息后1个工作日内通知采购部门、厂家协商解决提货问题；如需帮助提货，由物资配送部提货,提货费由物资配送部标注清楚后转财务，由采购部门负责从货款中扣除。
3、货物到库房后按整车接运程序进行装卸、堆码、交接等；
第四条 公路到货物资接运
1、公路到货物资由门卫进行登记，记录入库车号及所装物品，并立即通知物资配送部；
2、 物资配送部根据司机提供的货物信息，负责在30分钟内确认货主、供货厂商、采购合同等信息，在货物清单上注明卸货地点，并通知库房保管员做好接货准备，同时物资配送部及时将到货信息录入《物流信息系统》；
3、保管员应在4个工作小时内组织完成卸车工作。
4、到厂家库房自提的物资
5、 物资配送部在接到自提物资信息后组织提货，将信息录入物资信息系统。
6、由仓储中心保管员对自提物资的数量及外观进行确认，需质检的物资留样并报检。
第五条 无到货预报物资的接运（包括无合同到货物资）
1、物资配送部在物资到大二线物流基地后，根据到货预报落实货物的相关信息；
2、无到货预报的物资，物资配送部可先根据物资类别同保管员协商后，确认卸货地点并组织卸车，做好交接记录；
3、物资配送部对无合同到货情况在物资管理系统中公布。
4、采购部门在接到物资配送部信息后1天内在物资信息系统内补录需求计划，后续业务各相关部门按正常程序执行；
5、 物资配送部及时通知库房验收入库或退货。
第六条 进口物资的港口转运工作按《进口物资管理办法》执行。
物资验收及入库
第一条 物资验收期限。物资到库后，应及时进行数量、质量的验收，进口物资的验收在20天（包括物资的商检出证）内，其它物资的验收在7天（包括抽检、委托检验及出证）内完成，验收及时率达到100%。
第二条 物资验收凭证。物资验收的主要凭证有：由采办部录入物流信息系统的订货合同文本（包括订货明细表）、供销协议书，由供货商提供的生产许可证、产品合格证、质量证明书、产品使用说明书、磅码单、尺码单、发货明细表，配套物资的附件清单、图纸以及其他有关的技术资料，运输部门提供的运单商务记录或普通记录，物资配送部和接运室录入物流信息系统的到货接运记录。
第三条 物资验收程序
一般情况下，物资到库后先摆放在待验区，进行大件验收，如大件验收未发现问题，可进入正式验收环节。
    1、 验收准备。由采购部门、供货商、承运部门以及物资配送与接运部门向库房保管员提供物资验收必备的相关凭证，保管员负责准备物资验收所需的工具。
    2、大件点收。根据铁路大票、承运人员提供的装箱单及其他收料凭证，逐项核对箱件标记，进行大件点收。
    3、开箱启封。一律用开箱工具开箱，尽量保证原包装物完整无损，不准无故破坏原包装物。
    4、核对资料。根据物资特性对入库物资订货合同文本及订货明细表、供销协议书、生产许可证、产品合格证、质量证明书、产品使用说明书、磅码单、尺码单、发货明细表，配套物资的附件清单、图纸，运输部门提供的运单、商务记录或普通记录以及有关的技术资料等必备的验收凭据进行查实核对，确定验收凭据齐全且与实物相符后，进行下一步的实物验收。
    第四条 实物验收
    1、数量验收
原则上，数量验收应全部进行，即按重量供应的全部过磅；按件数供应的全部点数；按检尺供应的全部检尺；按理论换算的逐项测量规格换算计量；进口物资注意检查泡沫包装物中是否夹带有零配件，以实际验收结果为验收数。
    （1）全验。一般情况下，数量验收应采取全检方式，即按重量供应的全部过磅；按件数供应的全部点数；按检尺供应的全部检尺；按理论换算的逐项测量规格换算计量，以实际计量结果为验收数。
    （2）抽验。对于产品供应关系比较稳定，证件齐全，包装完整的物资，包装严密打开后易损坏物资或不易恢复包装的，数量大、件数多且定量包装包装完整的，以理论换算确定验收数且规格整齐划一的物资，都可以采取抽验的办法验收，抽查的范围为10-15%。抽查中发现重大质量问题或抽查物资的不合格程度或比例超出相关规定和标准限定范围时，应扩大抽查范围直至全部检验。
    （3）进口物资的数量验收，一般要求全部检验，但规格整齐划一、包装完整的，也可以采取抽验的办法验收，抽查的范围为5-10%。但抽查中发现重大质量问题或抽查物资的不合格程度或比例超出相关规定和标准限定范围时，应扩大抽查范围直至全部检验。
    （4）对于抽验的物资，必须在实物的包装上注明“抽查”字样，同时在包装上写明内装数量，作好验收记录，以便查对。
    2、质量检验。
    （1）外观质量检验
对产品包装、外观质量进行全部检验，袋装、桶装材料、精密仪器仪表包装破损严重；化工材料受潮结块、雨淋；机电、配件产品、金属材料本体出现变形、扭曲、锈蚀、裂缝、破裂等质量情况，一律作为质量问题进行记录，属运输单位责任的，由运输单位赔偿，
（1）物资外观质量检验。保管员必须对到库物资进行100%的外观质量检验，并做好验收记录。
（2）物资的内在质量检验：是指对物资的物理化学性能进行检测或进行试压检验，化工泥浆材料由物资采办事业部委托油田公司实验监测中心检验，石油专用管材由物资贸易公司委托油田公司实验检测中心和出入境检验检疫局共同检验，采油树、阀门等耐压产品由物资采办事业部委托油田工程技术部检验。检验时必须按照有关的技术标准进行，供货单位的合格证、产品说明书、质量检验证明以及其他技术资料也可以作为验收物资质量状况的参考凭证，同时作好质量检验记录，在检验中发现的疑点和存在争议的问题可以送交有关权威部门进行复检。
第五条 进口物资商检
1、国外业务部商检人员在货物到达库房前收集齐商检所需资料，包括：合同（及附件）、提单、发票、箱单、包装证明等。
2、货到库房后，保管员在1个工作日内向国外业务部报检，国外业务部在1个工作日内与入境检验检疫局和使用单位确定共检时间，并通知库房。
3、仓储部根据国外业务部的通知做好商检准备工作（包括油、套管丝扣的清洗等）。
4、检验时由国外业务部记录检验情况，并填写检验报告，保管员、用户代表签字。
5、国外业务部将每天的商检情况和检验结果录入物资管理信息系统。
6、商检结束后，由国外业务部负责催巴州商检局出证和协调解决商检过程中出现的异议；整个过程要求在20天内完成。
7、商检中出现数量短少、质量不合格，属供方责任的，由国外业务部将商检局的商检证书转外事与装备处向外方进行索赔，国外业务部应对索赔办理情况跟踪催办，1年内结案。
属国内运输责任的，铁路运输由物资配送部提供商务记录、残损证明等资料，并协助国外业务部向承运方或保险公司索赔；公路运输由国外业务部凭押运单及相关资料向承运方或保险公司索赔。索赔的处理应在3个月内结案。国外业务部应将索赔情况及结果录入物资管理信息系统。
8、索赔物资到库后，按正常程序商检。
9、 物资配送部应对商检的情况进行监督检查，当到货后超过20天还未正式出
    第六条 验收记录和物资验收入库单的填制。
    1、物资验收完毕后，由验收人员在物流信息系统中完成验收记录并填写《进货验证记录》。在记录上要详细注明产品的名称、规格、型号、质量状况、应收数量、实收数量、供货单位名称、到货日期、验收日期、生产日期、产品有效使用期限以及技术资料，成套设备配件配备等情况，由验收人签字，以便查对。
    2、物资验收入库单。库房应按照验收记录填写采办部开具的《物资验收入库单》。收料数量以验收的实收数量为准，并按照要求填写，为便于今后查对，每份单据上必须有唯一的凭证流水号和库房的自编号。
    第七条 验收中发现问题的处理
    1、凡必要证件不全或不符，库房无法进行验收的物资，可以作为待验物资处理，但必须妥善保管实物，并将存在的问题及时上报配送部，待证件齐全后再进行验收，配送部应及时与有关部门联系索取资料交库房保管员。
    2、供货单位提供的质量证明书与规定的技术标准、订货合同的要求不符时，库房保管员要及时上报采办部业务员解决。
    3、当到货物资的规格、包装、质量不符合订货合同要求或者属错发到库时，库房可先验收合格品。不合格品或错发部分应单独存放，在到货3天内以书面形式上报物资配送部，配送部协助采购部门办理索赔或退货事宜。
4、数量不符，损溢在规定的定额标准以内，库房按实收数量验收入库，并针对合理磅差或途耗填写报损单。超过规定范围的，由保管员在到货3天内填制索赔单上报物资配送部，物资配送部协助采购部门办理索赔事宜。索赔的处理，应在规定的索赔期内完成结案处理，并将结果报仓储部、采办部、财务科备案。
    5、对外提赔：进口物资质量差、性能存在问题时，国外业务部必须在有效索赔期内对外提出索赔。对进口机械、电器仪表、设备等物资的订货合同，除规定有索赔期以外，合同还规定有保证期，在保证期内发现产品质量低劣、零件残损或性能不符合合同规定，属于供方责任的，应在保证期内对外提出索赔。
    6、对外提赔物资，国外业务部应在临近索赔期满十五日以前申请出入境检验检疫局检验出证，并提供验收报告、对外贸易合同等资料，属于供方责任的，凭出入境检验检疫局的检验证书，由外贸公司向供方提出索赔；属于外轮运输责任的，凭商检局的检验证书、残损、短少情况以及致损原因等证件向保险公司提出索赔；属于国内运输责任的，凭运输部门的商务记录、残损签证等资料向承运部门提出索赔。
    7、凡是提赔物资，应妥善保管，保留原包装物件，供出入境检验检疫局复查、备国外索赔取样品或来人复检。未处理结案以前不得动用。
    第八条 物资入库，即办理验收合格物资的登帐、上架、建卡、建档。
    1、物资保管帐是详细反映物资收、发、存情况的帐目，必须在帐页上注明物资的货位号、入库凭证号，以便查对，登帐必须及时、准确、齐全，字迹清楚且必须采用仿宋字体。
    2、物资入库上架或堆码摆放整齐后，由保管员填写料签，挂在相应货位或货垛上做出明显的标认识。
    3、物资入库验收后，以采办部在物流管理信息系统中制作的物资验收入库单为凭据登帐，在登帐的同时要做好相关技术资料、验收证据和各种凭证的归档工作，以便查阅。
第九条非正常物资入库
1、合同未下库或合同审批程序未完成即到货的物资（包括超合同）入库：由采办部业务员提供经业务员签字认可的书面证明，书面证明必须写明应收物资的名称、规格、型号、材质、数量、单价、包装材料、供货单位等基本内容，保管员根据书面证明对物资进行验收入库。
2、无主料到货：铁路及零担到货的无主料，可由接运室将其暂存于无主料库单独堆码妥善保管，并及时上报物资配送部查实货主。物资配送部最长要在一周内查清货主，经努力三个月都未查清货主的无主物资，统一交由回收再生中心管理。
3、需理化检验的物资无检验结果或检验结果为不合格品：需理检验的物资无检验结果或检验结果为不合格品的不能入库；因生产急需入库的无检验结果或检验结果为不合格的化工材料、专用管材，由采办部业务人员联系最终用户，取得用户的让步接收证明提供给保管员，保管员以用户的证明材料为依据发料，未完成商检的进口物资出库还需要有由事业部国外业务部提供的经出入境检验检疫局批准同意的书面启封报告。
4、物资检验周期：需理化检验的《物资检验报告单》应在规定的7天时间内提供给保管员，检验周期超过7天的物资，由采办部与实验检测中心共同商定各类物资检验周期，并以会议纪要形式下发。
5、无检测手段的物资入库：事业部物资采办部与油田实验检测中心协商确定无检测手段物资清册下发给保管员，清册中物资的验收入库验收以该产品的出厂检测报告为依据。
6、到货实物的名称、型号及图号与合同签订的物资型号、代号不相符时：由供货方向采办部业务员提供“供货变更通知单和对照表”，采办部将其交由用户确认后，再交给库房保管员，保管员按照《对照表》和用户确认意见验收入库。
7、为保证机内库存的准确,在物资管理信息系统中，增设已到货未入帐物资数据库和上述物资的录入窗口，将库存信息分帐面库存和实物库存呈现给物流信息系统用户。货物到库后，保管员凭有效的收料凭证将到库物资名称、规格、数量、单价、金额等输入计算机物流信息系统，系统内同类物资实物库存增加。待到货物资验收入库和登帐的必要凭证和技术资料齐全后，保管员对验收合格的物资进行登帐入库，该物资帐面库存增加而实物库存减少相应数量。
物资标识
第一条 标识要求
1、依据《物资入库验收记录》和产品原始标牌（铭牌）、本体印记、包装标识建立产品的标识。用库存物资的料签及相关记录中记载的方法标识；
2、标识的分类和形式
（1）标识分为产品标识和验收状态标识；
（2）标识的内容：四号定位、物资代码、物资名称、规格型号、图号（或材质）、主机型号、批号、到库时间、计划单价、计量单位、结存数量、合同号、检验状态、订货人、验收人、图号、更新图号、验收数量等。
3、检验状态标识
（1）待检
（2）合格
（3）不合格
（4）已检待处理
第二条 标识方法
1、库房存放的产品用小料签标识，料签挂在料架或货位上。库房料架定位标识要清楚、明显；
2、需要露天存放或在料棚存放的物资用大料签标识，料签应挂在物资的左前方；大型设备的料签应挂在相应的设备上，悬挂在设备的正前方。所有料签应标明物资存放的定位标识；
3、检尺、检斤的物资应在《磅码单》上记录数量和批号；
4、成套物资应在《成套物资配套单》上注明配套情况；
5、仓储部对存放物资的库房、料场、料棚、料区等场所进行标识；
6、所有产品在到库后，均要在料签上以盖章的方式标识检验状态。不宜用盖章方式标识检验状态的石油专用管材等物资，可采用专用标识牌等更为适宜的标识方法标注检验状态。
第三条  标识的保护和记录
1、仓储部应做好标识的管理和保护，如发现丢失、损坏等情况应及时核实并重新标识；
2、各种印签和标识印章是产品标识的组成部分，仓储部门应建立《印签和标识印章登记表》，对各种印签和标识印章更换和作废要及时通知各使用部门，防止因使用失效印签和印章造成产品的混用；
3、由保管员每天对所管物资的标识进行巡回检查，并与巡回检查的其它内容一同记入《巡回检查记录》；
4、仓储部对标识定期检查和监督，并对检查监督情况做好记录，填写《    监督检查记录》。
5、经营管理科不定期对仓储部的产品标识情况进行监督检查，填写《    监督检查记录》。
第四条  产品的可追溯性
当顾客有追溯要求时，由物资配送部组织有关部门确定可追溯产品的标识，并在《物资出库记录》和《器材明细帐》上做好记录。
物资保管保养
第一条 物资储存管理的任务：保证物资的质量，防止变质；保证物资的数量，减少损耗差错；提高库房的利用率；便于盘点和优化利用仓储资源；保持库容整齐和清洁卫生。
    1、物资仓库的建筑、有关设施、物资的储存，必须按照《石油工业器材分类目录》以及公安部发布的《仓库防火安全管理规则》；交通部发布的《化工危险品储运分类》；原国家物资总局制定的《物资技术保管规程》等的有关规定办理。
    2、物资保管业务，必须严格执行《石油企业物资仓储管理工作等级标准》 SY/T5591-93和仓库管理的其他有关规定，器材的摆放做到“四号定位”、“五五摆放”、“十不”、“四防”和“四对口”的科学管理要求。
注：十不。即通过物资的正常保管保养，确保库存物资不锈蚀、不霉烂、不变质腐坏、不损坏、不漏失溢流、不混不串、不冻结、不爆炸、不燃烧、不潮解。
四对口。即材料明细帐、料签、实物、资金在目录编号、物资编码、名称、规格、型号、数量、计量单位、四号定位及印章一致。
3、物资储存损耗按以下规定办理：
    （1）正常尺差、磅差、易碎、易损、易挥发物资造成损耗，物资采办事业部规定的储耗定额，填报正常的损耗单，经经营管理科审核后由单位主管领导审批处理。
    （2）非正常损耗造成短少及霉烂、变质、丢失、损坏等，应分析原因，查清责任，填报事故报告单，报上级主管部门处理。
    （3）因重大自然灾害造成的损失，要查明原因，分清责任，按国家保险条例的有关规定办理。
    （4）收发差错发生盈亏、损失，应写明原因，在规定的盈亏损失率的指标范围内，填写盈亏报告单，报上级主管部门处理。
    （5）属于同名称、串规格的由保管员填写同名称串规格调整单，报上级主管部门审批后进行调整。
    4、在库物资的技术资料要随物保管，器材收发凭证、帐册，由保管员统一存档保管，物资帐本不准销毁，收发料单及原始资料、帐册等凭证存档保留10年。
    5、库存成套设备必须配套存放保管，未经采供部门（或货主）许可不得拆件发放。在保管时应该建立配套帐，对主机、附机、备（配）件、工具以及有关技术资料要妥善保管，并注明配套关系，标明主、副货位。库存其他物资的技术资料，尤其是三证（产品合格证、材质证明书、产品使用维修保养说明书<含安装图纸>）均要随物保管，物资数量分批发放而三证较少的，可复印三证随物发放。
   6、验收入库的设备，所随带的技术文件，由保管员妥善保管，如设备外调时，由保管员将技术文件随机调拨或装箱发运，并在调拨单上注明技术文件名称、份数，以免丢失。
7、出库物资应有技术证件。物资随带的“三证”、技术文件等应随物资同时发出，并在出库凭证或出库清单上注明“三证”、技术文件等的名称及份数。“三证”、技术文件等份数较少而分批出库时应复印发放，原件由保管员妥善保管备查。
第二条  常用保养方法如下：
1、库区、货架、物资定期除尘；
2、恶劣天气随时清除露天货位上的雨水和积雪；
3、室内库房安装温度计，随时观察湿度变化；
4、对湿度过大、空气中有害气体浓度较大的室内库房进行通风，如机电、配件库房及存放化工、橡胶材料库房；
5、对有温度要求的夏季采用空调致冷、冬季采用暖气或空调升温，如橡胶件、密封件等；
6、易受潮、结块的物资全部做到上盖下垫，如化工材料、三抽设备等；
7、易腐烂物资定期翻垛和倒垛，如麻袋、编织袋、；
8、易锈蚀物资定期除锈抹黄油，如轴承、精密仪表等；
9、包装破损的及时更换包装，如化工材料等。
第三条  有储存期限的物资在保管时的注意事项：
1、必须了解和掌握物资的储存期，同时做好记录，包括生产日期、到库日期、有效期；
2、经常检查，注意保管条件是否符合要求，必要时定期倒垛；
3、坚持先进先出原则，尽量在储存期限内发出；
4、在临近储存期限前3个月时，向采办部书面提醒。
物资出库
第一条 物资出库的基本程序：
出库前的准备、核对出库凭证、查对库存、备料、复核、点交、清理、帐务处理。
 第二条 物资出库发运工作应遵循的原则
1、严格执行“先进先出、推陈储新”的原则进行发料；
2、对有保质期的物资应在保质期到期前发出，以防物资变质，对回收利用的物资,应在保证产品质量的前提下，按照先旧后新的原则发放；
3、物资出库的单据和手续符合财务结算的有关要求，物资出库必须准确，出库工作全过程尽量一次完成，以防差错；
4、物资出库的包装应符合运输部门的要求，以保证产品质量完好无损地运到需用单位；
5、对于爆炸品、易燃品、剧毒品、危险品等物资的发放，除必须具备一般物资的发料手续外，还必须及时汇报物资配送部、生产安全科、生产服务中心采取必要的预防措施方可发料；
第四条  内部移库物资的出库程序
1、大二线物资内移至前线站点
（1）、采办部根据用户原始计划在合同录入时应注明该物资使用的具体单位，保管员根据合同文本将到货物资验收入库（包括物资信息系统的录入），并在物资库存备注栏注明物资使用单位；
（2）、物资采办部根据用户要求，查阅物资库存信息，制作内部移单，仓储部根据内部移库单进行备料，仓储部备料完毕后1小时内通知物资配送部配装配送，运单由物资配送部统一办理。。
（3）、物资到前线站点后，保管员在《物资仓储管理作业指导书》规定时间内，根据内移单对物资验收入库，并做相关帐务处理，对不能满足入库条件：物资包装破损、物资出现短少、物资损坏、质量不合格、资料不全等现象，前线保管员应及时与大库相应保管员进行沟通，以确定责任。若属承运部门责任，由前线向承运部门索赔；若无法分清责任，由前线仓管员到现场进行确定，并在当日内将该情况通报仓管办。
2、前线站点物资内移至大库
（1）、 因退（换）货或其他原因，前线各门市部物资需内移至大库，凡需内移回大库物资，在内移前将《物资内移清单》（清单必须详细注明物资内移原因）报仓储部仓管办，仓管办在接到清单后与采办部联系，落实该批物资内移原因，根据落实情况决定是否内移，并将批示的《清单》传轮南供应站或门市部，轮南供应站或门市部按照批示意见处理。同意内移，前线调度室在5个工作日协调运输车辆将实物及出库单据带回大库，前线应作帐物处理，以确保帐物相符
（2）、采办部根据总体考虑需将物资内移至大库，由业务人员以书面通知前线调度室，调度室在接到通知后做好记录，并积极组织车辆在规定时间内将物资及出库单据带回大库，并做好帐务处理，前线保管员提前通知大库保管员做好入库准备。
（3）、大库对前线内移的物资根据内移单在2个工作日内完成验收入库工作，并做相关帐务处理，如属需退货或换货，由大库保管员负责协调处理。
第五条 代送料物资出库程序
1.物资配送部配送室值班调度通过网络、传真、电话收集到用料需求，对各物资需用单位的配送需求按轻重缓急进行分类与分流，制作发料指令。
2.根据发料指令，物资采办事业部采办部根据存货物资出库单据制作权限核对发料指令和要（报）料通知的一致性后制作单据：用户计划采购到货的且不属于石油专用管材、石油专用工具、石油钻采设备配件的物资，由物资配送部或前线站点调度室负责制作代送料单和领料凭证；其它物资出库，必须由物资采办部各业务岗制作代送料单和领料凭证（手工填制和机制的凭证都必须有唯一的流水编号以便于相互区分和在途清理核销），经物资配送部审核后，保管员打印出库凭证。
3.物资配送部或轮南供应站调度室根据发料指令审核代送料单的准确性，无误后在30分钟内填写配车单，派出运输车辆。同时通知库房保管员备料，做好发料准备。
4.库房保管员在15分钟内核对发料指令、配车单和代送料单（领料凭证）的一致性，无误后在代送料单的右上角用铅笔填写帐存数量、货位号。
5.库房保管员按照代送料单右上角填写的帐存数核对库存数量。
6.库房保管员根据实发数量动料签。
7.库房保管员根据审批数量发料，并与承运司机当面点交大件，指挥监督装车。
8.料装完以后，保管员对照发料指令、配车单和代送料单（领料凭证）核对装车物资的数量、随带资料、包装及出库物资准确性，核对无误后开出门证交司机，并填制送料清单如实记录与送料车辆司机的出库物资交接情况。司机在送料清单上签字确认后到物资配送部或前线站点调度室办理运单（不涉及运输费用的办理代送物资确认清单）。
第六条、自提料的出库程序
1、对用户凭有效《出库凭证》（单位主管领导、领料人签字、财务结算、采办部审批）到库房自提物资，库房保管员在 15 分钟内核对凭证及查对库存，根据审批数量备料、做好发料准备。
2、将实物随带合格证、产品使用说明书、材质证明书、属于成套物资的应将随带的部件、备品备件、工具、技术资料向领料人员在发料现场一并点交，并在领料单上注明所带附件与资料。
3、保管员发料完毕后，在10分钟内开出门证交领料人员。
4、保管员发放完物资后在 4 个工作小时内将发货信息录入物流管理信息系统。
第七条 非正常程序物资出库
1、因生产急需物资紧急出库：
按物资配送部生产调度指令发料 （配送部必须在指令上注明“急料”字样），配送部必须于物资发运出库后第二天将相关凭证手续交与保管员，保管员依据配送部提供的有效凭证进行 帐务处理。
2、白条子出库：
白条子出库指因油田地质环境的复杂性和生产形势变化的不可预见性等原因，油田各物资需用单位在物资到货还未完成验收入库或用料单位自身未办理（或未办全）物资领料手续的情况下需要出库。
            白条出库按如下方式处理：
（1）自提物资：各主要物资领用部门（油田公司下属各二级单　位、七大钻井公司），将本部门财务和物资管理部门（领导）认可的领料人员签章送交至物资采办事业部备案，保管员凭签章和已备案人员签字的收条发料，事后保管员凭“白条子”代用户开具正规领料凭证，仓储部每周按单位归整代为开具的领料凭证和有效“白条子”找相关单位财务和主管领导（领料人）完成料单审批程序，凭正规料单完成出库帐务处理,由稽核员汇总上报事业部和油田分公司财务处,完成结算手续。
（2）代送物资：由物资配送部调度室以书面指令通知库房保管员发料，保管员按照指令执行，配送部在三个工作日内将办理完毕的出库凭证交仓储部保管员。（3）“白条子”信息系统录入：为保证机内库存的准确,在物资管理信息系统中，增设已出库未除帐物资数据库和上述物资的录入窗口，保管员凭出库“白条子”将出库物资名称、规格、数量、单价金额等输入计算机。
3、未检验或检验结果未出来的物资出库：
必须有配送部调度室的书面指令，保管员方可发料。采办部应主动协助物资配送部做好物资出、入库相关手续办理工作，在检验结果出来后，物资配送部应当在3个工作日内，将正规出库手续交保管员，以便保管员帐务处理。
4、检验为A类、 B 类、C 类不合格物资出库：
保管员应及时通知仓储部领导及配送部，不合格物资原则上不允许出库，如果用户要求出库，必须有物资采办部主管该业务的人员出具书面证明，并经采办部主管领导签字后传递给保管员，保管员方可发料，若需降价使用，保管员按照业务人员的审批意见办理。
5、计划变更单的处理：
保管员应及时通知仓储部领导及配送部，计划变更单必须由采办部主管该业务的人员出具书面证明，传递给保管员，保管员依据变更单发货，并将变更单一并复印带上前线。
6、无合同到货物资需出库：
由业务人员提供经采办部领导签字的书面指令，指令必须包含该物资的名称、规格型号、出库单价等内容（该出库单价必须与今后的入库价保持一致），保管员按照审批意见发料，物资出库后，业务人员应及时补签合同，以便保管员进行帐务处理。
7、国外物资出库：
（1）无商检结果或商检结果未下达：物资配送部在接到用户需求后，应在30分钟内与国外业务部进行协调，国外业务部在取得商检部门书面放行通知后，应在1小时内将该通知传递给物资配送部，保管员必须在同时具备物资配送部送料通知和国外业务部放行通知的情况下，才能进行物资出库的相关程序。商检结果下达后，物资配送部和国外业务部必须在2日内，将正规有效的出库凭证传递给保管员。
（2）商检不合格物资：物资配送部在接到用户需求后，应与国外业务部一起与用户协调，在取得用户单位的书面确认函后，将该函在1小时内传递给保管员，保管员据确认函和送料通知，才能进行物资出库的相关程序。物资配送部和国外业务部必须在5日内，将正规有效的出入库凭证传递给保管员。
4、对于爆炸品、易燃品、剧毒品、危险品等物资的发放，除必须具备完整的发料手续外，还必须有保卫部门、安全部门的审批印鉴，采取必要的预防措施方可发料。
5、以下不种情况物资不能出库
（1）数量未点交清楚不出库；
（2）质量不合格、锈蚀、保养不好不出库；
（3）手续不全不清不出库；
（4）附件、零件、工具不齐、不配套不出库；
（5）质量证书、磅码单、说明书、图纸等技术资料不全不出库。
3、出库物资应有技术证件。物资随带的“三证”、技术文件等应随物资同时发出，并在出库凭证或出库清单上注明“三证”、技术文件等的名称及份数。“三证”、技术文件等份数较少而分批出库时应复印发放，原件由保管员妥善保管备查。

物资索赔管理
第一条  整车、零担和公路接运过程中出现的，到货短少、损坏、淋雨、受潮等，属于运输部门责任的，由接运人员和配送部客户服务人员负责向运输部门办理索赔事宜，但仓储部相应库房保管员和采购部门业务员必须提供必要的技术资料，协助办理索赔及查询事宜。属于供货生产厂责任的，库房保管员向采购部门业务经办人提供承运部门的普通记录等索赔凭据，由采供部门经办人向供货单位办理索赔事宜。
第二条 进口物资的索赔，由物资采办事业部国外业务部负责向油田分公司外事办公室提供索赔凭据，由外事办公室负责办理具体索赔事宜，物资采办部负责督促外事办尽快在规定索赔期内完成索赔。
第三条 物资配送（甲方代送和内部移库）过程中，出现的物资索赔，由收货方提供有效的索赔凭据，物资配送部负责办理具体的索赔事宜。
物资退料
第一条、退料的定义：
指物资采办事业部提供的实际交货物资因各种原因，用户需退料、换货的物资；在使用过程中不能满足用户实际生产需要，需向供货商提出退换的物资。
第二条、物资退料原因分类：
1、无计划（合同）到货或超计划（合同）到货；
2、到货物资与计划（合同）物资名称、规格、型号材质等不吻合；
3、物资外观质量存在问题或包装破损影响物资储存质量；
4、 “三证”及技术资料不全；
5、物资价格高；
6、物资在使用或调试安装过程中不能满足要求；
7、数量不符；
第三条、物资退货信息反馈程序：
凡出现上述原因需退货，由前线保管员当日制作《物资退货明细清单》以传真方式发仓管办，仓管办根据《清单》与相应保管员、采办部进行沟通，物资采办部根据用户反馈的相关信息（用户领用物资后发现存在质量问题、无计划或超计划到货且用户不需用、不符合使用要求、物价高等）决定是否退料，并在5天内以书面形式通知仓储部仓管办。由仓管办负责通知前线各库房。
第四条、各种原因退货处理程序：
1、物资价格高：由仓储部仓管办负责与用户、采办部定期沟通确定该批次物资处理方式，采办部应明确该物资是否需要退货；凡不需要退货的物资，门市部应及时作入库处理；需退货的，由采办部协调处理有关退货事项。
2、无计划（合同）到货或超计划（合同）到货：保管员在1个工作日内，将该情况以传真的方式，反馈给仓管办，仓管办以书面的形式上报采办部、计划科，计划科将用户向采办部上报的《物资采购计划》进行核对，以确定采购物资是否与原计划相符。如属采办部合同文本有误由采办部负责处理退货事项，仓储部仓管办协助；如《物资采购计划》与 用户原计划不一致由计划科负责处理退货事项，仓储部仓管办协助。采办部、计划科应在5日内以书面的形式将退料处理结果反馈给仓储部。
3、到货物资与计划不符：
（1）、在《物资采购合同》签订时物资名称规格等与实际到货在表述上有差异（实际上是同一个），采办部应提供《物资名称、规格更换对照表》，保管员将该表随物资一同带给用户，用户按照《对照表》验收入库；
（2）、到货物资与需求计划不吻合，即不是所需要的物资，保管员作退货（换货）处理。
4、物资外观质量存在问题或物资包装破损影响物资存放质量：
（1）、因承运部门在运输过程中造成，由保管员向承运部门索赔；
（2）、非承运部门责任，保管员作退货（换货）处理；
5、无“三证”及相关技术资料：原则上不将实物退回，大二线保管员和采办部积极协调供应商在15天内补齐。
6、物资在安装、调试、使用中不能满足要求：如用户在安装、调试、使用过程中发现质量问题，由仓储部在2天内向采办部反映，采办部负责与用户单位、供货商进行协商处理，并在协商完毕次日内将处理结果以电子信息或书面形式反馈给仓储部。
7、数量短少
（1）、承运方责任：由保管员向承运部门进行索赔。
（2）、物资出库部门的责任：保管员按照实际数量验收入库，物资出库部门补发短少部分。如果因物资短少将影响到使用，保管员可作退货（换货）处理，并按《内控制度》的要求追究出库部门保管员的责任。
第五条、实物退料（换货）程序：仓储部轮南供应站在接到仓管办书面同意退料（换货）通知后，供应站在7天内将退料（换货）物资运回大库，大库保管员对实物进行验收并做好记录，积极协调办理退料（换货）有关事项。供应商所换货到大库后，保管员及时与物资配送部报告，调度室根据物资属性、配送目的地安排随车或专车配送。
第六条、帐务处理：实物退料（换货）的相关单据（内移单、代送料单）及技术资料随实物带回，前线保管员应当日进行帐务处理 ，大二线库保管员物资入库或冲销帐务处理。
第七条、建立退货（换货）报表制度：仓储部每月将退货（换货）物资制作成《明细表》挂在物资采办事业部物流网页上，供相关部门查阅。
  物资库存盘点
第一条  物资盘点。是指对在库储存的全部物资分别进行清点数量、查明质量和名称、规格等情况的活动。
第二条  常用的盘点方法。
1、永续盘点法。也叫动态盘点法，是指对有动态的物资，在收发料时，随之进行清点实存是否与帐存、料签相符的一种盘点方法。
2、循环盘点法。是指按照物资入库的先后顺序，有计划的将所管物资合理划分成若干个“区域”，再细分类，逐区逐类逐日循环进行盘点，直至将全部物资盘点完的一种方法。
3、重点盘点法。是指对物资进出库频率高的，或者易损耗的，或者是昂贵重要的，有毒有害的以及易燃易爆物资进行重点盘点的一种方法。
4、全面盘点法。是指对库存所有物资进行全面盘点清查的一种方法。
第三条  盘点的主要内容，包括：
1、物资名称、规格、型号是否相符；
2、物资的数量、质量及配套情况是否准确。发生盈亏的原因是否清楚；
3、本年查询无结果物资的名称、规格、数量情况；
4、本年不能验收物资的名称、规格、数量情况；
5、帐外料情况。是否回收入帐或做了退料处理。
6、积压、待报废物资是否清楚。
第四条  每一次的盘点必须真实有效，要认真检查帐、卡、物、资金“四对口”情况，达到掌握和保持合理库存结构、有效避免物资盈亏并及时发现和处理盈亏的目的。
第五条  盘点要求。保管员在日常物资收发过程中对库存物资要实行永续盘点，每月扎完帐后要对照帐本（或物资信息系统中的库存盘点报表）对库存所有物资进行一次全面的盘点。无论是采用哪种盘点方法，必须在盘点记录本上进行登记。
物资统计、报表
  仓管员、稽核员、保管员必须认真、准确、及时、全面的编制事业部、仓储部、作业区及用户所需的各种物资统计报表。
1、必须在上级规定的时间内按统计制度、报表种类、指标分组、填报目录编制上报统计报表。
2、统计报表的数据必须准确，上报及时。班长、仓管员负责数据准确性的把关。
3、统计报表要按要求的栏次填报，各栏次的数字要平衡，报表要整洁，手工报表要书写整齐，尽量采用仿宋体。
4、做好原始资料的收集、整理、分析工作，建立健全物资统计报表台帐。
5、必须坚持实事求是的原则和高度负责的精神，保证数据准确、齐全。不得虚报、篡改、瞒报、拒报、迟报统计报表。
6、所有上报报表和数据必须留存（书面材料和电子文档），并做好档案化管理，实行分类整理、装订成册，便于查找，妥善保管，不得丢失。

第二部分规章制度学习
账本资料管理的有关规定
1、  库房料帐是保管员的实物明细帐和稽核员的财务明细帐合一的帐册，由保管员和稽核员按照分工共同使用。
2、  库房内所有物资均需按料性建立材料明细帐并进行稽核，包括新进料帐、利库帐、代保管帐、回收帐、数量帐等，无单价和金额的可对项数和数量进行稽核，确保全部库存物资均处于监督之下，不发生丢失或短少。
3、  料帐帐册必须按照现行的大类目录的物资编码顺序排列，（对于前线各门市部库房来说，也存在一些特殊情况，由于库存物资属于用户，我们只是代其保管，根据生产特点不同，用户要求不同，也存在帐页按系统、机组统一排列的情况，这种情况主要是配件材料方面存在），一料一帐页，并按实物的摆放顺序排列（特殊情况除外）。每本帐册均需使用统一的帐皮并统一在帐皮上标识出帐本大类号。帐皮后面第一页为启用页（帐本使用登记表），记录保管员和稽核员的姓名、工作期限、交接情况，第二页为收发存资金动态表，记录每月收发存项数、金额、上年结转项数、金额，由稽核员每月依据收发料单汇总后逐月填写，第三页为目录表，年初结转时由库房保管员根据帐页顺序填制。
4、 材料明细帐帐页填写规定。
（1）、每张帐页都必须填写年份、四号定位（铅笔）、物资编码、物资名称、规格型号、主机型号、图号（材质）、计量单位、单价、单重等相关内容和无动态印章（库房料签上同时加盖此章），每登记一笔收发需填写月份、日期、凭证编号、摘要、收（发、存）数量和金额。
（2）、登记材料明细帐一律用蓝黑墨水，字迹端正清楚，尽量采用仿宋字，禁止使用连笔字、简化字，不得用铅笔、圆珠笔进行下帐。阿拉伯数字排列在一条线上，不能连写，笔划均匀，向右倾斜，数字占横格的1/2，写“6”时，上部略向上提，但不得高于其他数字的1/4，写“7”和“9”时，尾部可略向下伸，超过底线，但不得多于1/4。结存数量、金额为零时，应在数量和金额的位置上写上“Ｕ”符号表示。帐目要保持清洁，发现账册登记错误应在错误处划上一道红线（不准用红色圆珠笔进行修改），加盖自己扁形名章后在右上方另写准确数字，不得涂改、挖补、刮擦、撕毁或未经批准更换帐页。
（3）、登记材料帐必须根据正式凭证和单据（入库凭证、出库凭证、报损单、报废单、调整单等）逐项进行，登记材料帐的主要凭证是入库单、领料单、代送料单、内部移库单、资产调拨单、盈亏调整单、串规格调整单、报损单、报废单等，“白条子”不得登帐。登帐顺序按收发料的时间顺序依次登帐。
5、  保管员根据料帐登帐凭证负责数量、金额的登记，并逐项填写结存数，20：00前的料单当天登记完，20：00以后的料单在第二天上午11：00前登记完。稽核员负责审查登记料帐的凭证和帐页，各栏次一致后抽帐，最后加盖稽核员印章。稽核员必须在保管员登记完料帐的当日或次日抽完料单，及时汇总和转帐，做到日清月结。
6、  增加或建立新帐页，每张帐页必须经稽核员签认。抄转上年年末库存时，应在摘要栏加盖“上年结转”章，续接新帐页在原帐页的最后一行摘要栏中加盖“过次页”章，在续页的第一行摘要栏中加盖“承前页”章，月末结帐时在摘要栏中加盖“本月合计”章，季末结帐时在摘要栏中加盖“本季合计”章，年末结帐时在摘要栏中加盖“本年合计”章和“结转下年” 章。
7、  扎帐。包括月度和年度扎帐。由保管员、稽核员根据事业部或作业区要求按照统一的时间进行扎帐，保管员对本月或本年收发数量、金额进行汇总，即做“本月合计”和“本年合计”，并完成月度或年度各种报表（报表在物资信息管理系统中自动生成，担保管员要负责核对其正确性）；稽核员对本月或本年收发项数、金额进行汇总并完成相关报表。
8、  稽核员要监督保管员做好帐册管理工作，同时对实物每月进行20%的抽查，并做好抽查记录，发现盈亏或“四对口”不符等问题及时要求保管员进行整改并向仓管员汇报，确保“帐、卡、物、资金”四对口。
9、  每月月底，保管员将帐册、资料整理、达到装订要求的，必须及时进行装订，每年年末，将前一年资料交档案室进行保管（外站门市部除外）。

资料装订规定
资料分为物资入库资料和出库资料两类，必须分开装订。
每册资料的首页必须是本册资料的汇总表，然后在每月资料的前面要有月汇总表。不同凭证要分类汇总，将凭证地详细名称及份数填写在凭证种类栏和份数栏里，每月统计由库房主岗负责稽核和审核，该表要在右上角注明统计数据所属月份。汇总表各栏必须填写准确、清楚、齐全。
每册资料的厚度为2.5-3厘米，使用统一的资料封皮。
资料汇总表上的编号区间填库房自编号；收发料单的自编号由大类号、月份号、大类流水号三部分组成；每个月每个大类都要从第1号开始编写，自编号写在单据的右上角。过磅单的右上角要注明相应收发料单的编号。保管员必须按自编号入账、下帐、装订。
其他种类的常用业务单据同样按大类自编号顺序装订：
经批准不能入库的不能验收报告单单独与到库凭证（铁路大票、整车及零担交料单、运单、报检单、质检报告（指由塔里木实验检测中心、巴州商检局出具的质量证明资料）。
库房常用业务单据的填制、使用及帐务处理
（一）、同名称串规格调整单
调整单的填制
（1）、盘亏项，也就是实物比帐存数量少的这项物资的数量、金额填入调整单的调整前栏内。
（2）、盘盈项，也就是实物比帐存数量多的这项物资的数量、金额填入调整单的调整后栏内，做帐面收入。
（3）、差额栏内的金额是两项物资的差额，当调整后金额大于调整前金额时为“+”号，反之为“-”号。
记账
应将规格调整单上的两项物资分别记账。
调整前栏这项物资的数量、金额记入帐面的发出栏内，结存栏减少。
调整后栏这项物资的数量、金额记入帐面的收入栏内，结存栏增加。
差额栏内的金额不记入账面。账面的摘要栏应记入“规格调整”，记账时应用蓝笔。
（二）、计划价格调整（包括四舍五入的尾差）
调整单的填制
将原账面单价记入调整单的调整前栏内。
将调整后价格即如调整单的调整后栏内。
差额栏内得金额是调整后的金额与调整前金额之差。调整后金额大于调整前的金额时为“+”，反之为“-”。
计划价格的调整应以价格管理部门的正式通知为准。
记账
（1）、计划价格的调整差额全部记入收入栏内。
（2）、差额为“+”，结存增加，用蓝笔记帐。差额为“-”时，结存金额减少，用红笔记帐。
（三）、报废单
适用范围：库存物资履行必要的报废手续后，记账时使用。
物资报废的界限
经技术鉴定，确因质量低劣，不符合技术要求，生产上又不能使用，又不能改作他用，在社会上已丧失使用价值。
长期积压已变形、变质、严重锈蚀或缺件、缺套、无法修复或降级使用的。
制造厂已不再生产的淘汰机型产品，又无法改制使用，丧失社会使用价值的。
因储存时间过长，已超过储存期，经技术鉴定确无使用价值的。
因事故或其他原因损坏，无法修复利用的。
凡属以上情况之一的物资，可申请报废。
废单的填制
报废单必须依据报废鉴定表填写。
3、记账
报废单用蓝笔记在帐页的发出栏内，结存栏减少。
（四）、盈亏单
1、适用范围：库存物资出现盘盈盘亏时使用
由于错收错发等造成实际库存的盈余和短少，并查无下落。
超过合理计量差时其超过部分。
超过储损（耗）标准时其超过部分。
合理计量差即在物资收发过程中，因过磅、检斤、检尺出现的计量差，在规定的计量差标准范围内的。
盈亏单的填制
首先核对盈亏数量，确认无误后方可填报，盈亏原因必须真实可信。
计量差要分清是收入差还是发出差，盈差记入盘盈栏内，亏差记入盘亏栏内。如是合理计量差，需在盈亏原因栏内注明合理计量差率及数量、金额，合理计量差不计入盈亏率。
记账
库存物资出现盘盈盘亏时记账
盈亏单用蓝笔记帐
盘盈时记在账面收入栏内，结存栏增加。
盘亏时记在账面发出栏内，结存栏减少。
合理计量差
收料计量差记入账面收入栏内。盈差用蓝笔，结存栏增加，亏差用红笔，结存栏减少。
发料计量差，盈差用蓝笔记入账面的收入栏内，结存增加，亏差用蓝笔记入账面发出栏内，结存栏减少。
（五）冲销单
适用范围：物资已经验收入账后，由于多收或其他原因需将物资退回供货单位时使用的一种凭证。
冲销单的填制
冲销单用验收入库单代替，全部用红笔制单。
记账
用红笔记入账面收入栏内，结存栏减少。
（六）索赔单
适用范围：
（1）、由供方责任造成的物资损坏短少。
（2）、由承运方责任造成的物资损坏短少。
单据填写按照单据所列项目填写。
索赔单不做帐务处理。
（七）、不能验收报告单
适用范围：
到库的整批质量不合格物资或虽部分质量不合格但无法挑选的物资。
超合同到货物资。
无合同到货物资
供货单位错发到货物资
库存无动态物资新进货
无任何资料凭证的物资（无合格证、质量检验证、说明书等）。
单据的填制
按单据所列栏目如实填写。
3、不能验收报告单是保管员与业务和管理部门之间进行信息传递的单据，不需进行帐务处理。